Fachkräftequote mit Quereinsteiger:innen: rechnen, anleiten, nachweisen

Zuletzt aktualisiert: 10. Oktober 2026 · Fachlich geprüft von Miriam Steimer

Montagmorgen, zwei Krankmeldungen. Im Dienstplan stehen jetzt vier Quereinsteiger:innen und zwei Erzieherinnen für den Nachmittag. Sie fragen sich, ob das noch reicht oder ob Sie gerade gegen Ihre Betriebserlaubnis arbeiten.

Die Antwort hängt vom Bundesland ab und davon, ob Ihr Angebot ein Hort ist oder schulischer Ganztag. Zwei Dinge gelten aber überall: Gerechnet wird in Stunden, nicht in Köpfen. Und nachweisen müssen Sie es schriftlich.

Welche Regeln gelten bei mir überhaupt?

Bevor Sie irgendetwas ausrechnen, klären Sie die Rechtsgrundlage Ihres Angebots.

Ein Hort ist eine Einrichtung der Kinder- und Jugendhilfe. Er braucht eine Betriebserlaubnis nach § 45 SGB VIII. Für ihn gilt das Fachkräftegebot Ihres Landes mit Personalschlüssel, Fachkräftekatalog und Regeln für Ergänzungskräfte. Zuständig ist das Landesjugendamt.

Schulischer Ganztag, etwa die OGS in NRW, liegt unter der Schulaufsicht. Nach § 45 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 SGB VIII entfällt dann die Betriebserlaubnis, und viele Länder haben für diesen Bereich keine verbindliche Quote. Der NRW-Erlass zur OGS sagt nur, dass sich die Qualifikation des Personals nach den Bedarfen der Kinder richtet.

Egal ist im Ganztag trotzdem nichts. Kooperationsvertrag, Förderrichtlinie und Schulträger stellen oft eigene Anforderungen. Die strenge Frage „Halten wir die Quote ein?“ stellt sich aber vor allem im Hort.

Reicht mein Personal? So rechnen Sie nach

Eine bundesweite Fachkräftequote gibt es nicht. § 45 SGB VIII verlangt nur, dass die personellen Voraussetzungen erfüllt sind. Was das in Zahlen heißt, legt jedes Land selbst fest, und die Unterschiede sind groß. Drei Beispiele:

• Bayern: Auf je 11 Buchungszeitstunden der Kinder kommt mindestens eine Arbeitsstunde pädagogisches Personal. Mindestens die Hälfte dieser Arbeitszeit leisten Fachkräfte (§ 17 AVBayKiBiG).
• Sachsen: Bis zu 20 Prozent des rechnerisch nötigen Personals dürfen Assistenzkräfte sein, auch im Hort (§ 12 Abs. 2 SächsKitaG). Gemeint ist aber nicht jede beliebige Aushilfe: Im Hort braucht eine Assistenzkraft eine förderliche Berufsqualifikation.
• Baden-Württemberg: Seit 1. Januar 2026 regelt § 34 LKJHG, wer im Hort als Fachkraft gilt. Wer nicht im Fachkräftekatalog steht, kann auf Antrag des Trägers im Einzelfall vom Landesjugendamt zugelassen werden, auch mit Auflagen.

Ein Beispiel aus dem Dienstplan

Nehmen wir die bayerische Hälfte-Regel. Ihr Team hat zehn Leute: fünf Erzieherinnen und fünf Quereinsteiger:innen. Nach Köpfen ist das genau die Hälfte.

Die Erzieherinnen arbeiten aber je 20 Stunden in der Woche, die Quereinsteiger:innen je 35. Dann stehen 100 Fachkraftstunden gegen 175 andere. Der Fachkraftanteil liegt bei 36 Prozent, nicht bei 50.

Machen Sie diese Rechnung einmal mit Ihrem eigenen Dienstplan, bevor es jemand anderes tut. Die genaue Berechnung nach Landesrecht übernimmt meist der Träger. Lassen Sie sich das Ergebnis zeigen und fragen Sie, mit welchen Stunden er rechnet: mit den vertraglichen oder mit denen, die tatsächlich am Kind geleistet werden.

Schauen Sie außerdem auf die Verteilung über den Tag. Wenn nachmittags ab halb vier nur noch Quereinsteiger:innen im Haus sind, hilft Ihnen eine stimmige Wochensumme wenig. In Baden-Württemberg sehen die Ausführungshinweise des Landesjugendamts für den Hort zwei Fachkräfte in der Hauptbetreuungszeit und eine in den Randzeiten vor.

Was will das Landesjugendamt von mir sehen?

Für erlaubnispflichtige Einrichtungen regelt § 47 SGB VIII, was gemeldet und aufbewahrt werden muss. Bei Quereinsteiger:innen betrifft Sie das an zwei Stellen.

Erstens die Meldung. Bei Betriebsaufnahme meldet der Träger Namen und Ausbildung der Leitung und der Betreuungskräfte. Jede Änderung ist unverzüglich nachzumelden, und eine neue Kollegin ohne Fachkraftabschluss ist so eine Änderung. Klären Sie mit Ihrem Träger, wer meldet und ob die Meldung bei den letzten Neueinstellungen rausgegangen ist.

Zweitens die Aufbewahrung. Unterlagen zu den personellen Voraussetzungen muss der Träger mindestens fünf Jahre aufheben. Legen Sie deshalb für jede:n Quereinsteiger:in eine Mappe an. Hinein gehören:

• der Status im Team, schriftlich: Ergänzungskraft, Assistenzkraft oder Einzelfallzulassung, mit Bescheid, falls es einen gibt
• Nachweise zur Qualifikation: Vorbildung, laufende oder abgeschlossene Nachqualifizierung, Termine und Fristen
• das erweiterte Führungszeugnis, bei Einstellung und in regelmäßigen Abständen (§ 72a SGB VIII)
• Auflagen aus der Zulassung und wann sie erfüllt wurden
• der Anleitungsplan und die Gesprächsnotizen dazu

Auf Einrichtungsebene kommt der Dienstplan mit Soll und Ist dazu. Fallen Sie an einem Tag unter den Schlüssel, notieren Sie das: Datum, Zeitraum, betroffene Gruppe, was Sie getan haben.

In Bayern bleibt bei der Förderung eine Unterschreitung von bis zu drei Kalendermonaten unberücksichtigt (§ 17 Abs. 3 AVBayKiBiG), gerechnet wird monatlich. Ein Freibrief für drei Monate Personalmangel ist das nicht. Andere Länder sind strenger oder regeln es anders. Fragen Sie nach, statt es anzunehmen.

Wie leite ich Quereinsteiger:innen an, ohne dass es im Alltag untergeht?

Eine feste Stundenzahl für die Anleitung schreibt kein Bundesgesetz vor. Manche Länder und Qualifizierungsprogramme machen Vorgaben, viele nicht. Wenn die Behörde nachfragt, zeigen Sie am besten einen Plan, der wirklich gelebt wird.

Gut funktioniert eine feste Anleitungsperson pro Quereinsteiger:in. „Das Team“ als Anleitung heißt im Alltag meistens: niemand. Dazu ein kurzes Gespräch pro Woche, immer zur gleichen Zeit. 20 Minuten reichen, mit drei Fragen:

• Was lief gut?
• Wo warst du unsicher?
• Was übernimmst du nächste Woche?

Die Notiz dazu passt auf eine halbe Seite und kommt in die Mappe.

Legen Sie außerdem fest, was Quereinsteiger:innen in den ersten Monaten nicht allein machen. Typische Kandidaten:

• Elterngespräche zu Konflikten oder Auffälligkeiten
• die Randzeit allein im Haus
• Ausflüge ohne Fachkraft
• die Einschätzung bei einem Verdacht auf Kindeswohlgefährdung

Zum letzten Punkt: Jede Kollegin soll beobachten und melden. Die Gefährdungseinschätzung nach § 8a Abs. 4 SGB VIII machen die Fachkräfte, eine insoweit erfahrene Fachkraft berät dabei. Quereinsteiger:innen müssen vor allem wissen, zu wem sie gehen. Den Ablauf beschreibt der Artikel § 8a SGB VIII im Hort.

Und geben Sie die Liste irgendwann wieder zurück. Wer nach einem halben Jahr immer noch kein Elterngespräch führen darf, fühlt sich kleingehalten. Und hat damit oft recht.

Was tun, wenn Krankheit die Quote kippt?

Ausfälle sind kein Ausnahmefall. Nach Zahlen der Bertelsmann Stiftung fielen 2023 knapp 18 Prozent der Jahresarbeitszeit einer Vollzeitkraft im Kita-Bereich durch Krankheit, Urlaub und Fortbildung weg. Beschäftigte in der Kinderbetreuung hatten laut DAK-Daten im selben Jahr knapp 30 Krankheitstage, alle Berufsgruppen zusammen rund 20. Eigene Zahlen für den Hort gibt es darin nicht. Planen Sie trotzdem nicht damit, dass es bei Ihnen weniger ist.

Für Ihren Dienstplan heißt das:

• Planen Sie mit Ihren eigenen Ausfallzahlen der letzten zwei Jahre, nicht mit dem vollen Team.
• Sichern Sie die Randzeiten zuerst ab, dort fällt eine fehlende Fachkraft am stärksten ins Gewicht.
• Vereinbaren Sie vorher mit dem Träger, ab wann Sie ihn informieren und ab wann Gruppen zusammengelegt oder Zeiten gekürzt werden.
• Dokumentieren Sie jede Unterschreitung, auch die kurzen.

Wird es so eng, dass die Aufsicht nicht mehr gesichert ist, ist das kein Dienstplanproblem mehr. Ereignisse, die das Wohl der Kinder beeinträchtigen können, muss der Träger nach § 47 SGB VIII unverzüglich melden. Besser, diese Meldung kommt von Ihnen als von einem Elternteil.

Häufige Fragen

Zählen Quereinsteiger:innen zur Fachkräftequote?

In der Regel nicht als Fachkraft. Sie zählen je nach Land als Ergänzungs- oder Assistenzkraft zum Personal, aber nicht zum Fachkraftanteil. Ausnahmen gibt es über Einzelfallzulassungen oder nach abgeschlossener Nachqualifizierung.

Gilt die Quote auch im offenen Ganztag?

Für schulische Ganztagsangebote unter Schulaufsicht braucht es keine Betriebserlaubnis nach § 45 SGB VIII, und viele Länder machen dort keine verbindlichen Personalvorgaben. Dann zählen Kooperationsvertrag und Förderrichtlinie.

Wie viele Fortbildungsstunden stehen meinem Team zu?

Beim TVöD SuE sind es seit Juli 2022 30 Stunden im Jahr für Vorbereitung und Qualifizierung, bei Teilzeit anteilig. Freie Träger ohne Tarifbindung regeln das selbst. Die Nachqualifizierung von Quereinsteiger:innen kommt zusätzlich und hängt vom Landesprogramm ab.

Wer meldet dem Landesjugendamt eine neue Kollegin ohne Fachkraftabschluss?

Die Meldepflicht nach § 47 SGB VIII liegt beim Träger. Als Leitung sorgen Sie dafür, dass er davon erfährt, und heben sich eine Kopie der Meldung auf.

Zum Schluss

Rechnen Sie Ihren Dienstplan einmal in Stunden durch und legen Sie für jede:n Quereinsteiger:in eine Mappe an. Das kostet einen Nachmittag. Wenn das Landesjugendamt anruft, suchen Sie dann nicht mehr, sondern schicken.

Die schwierigere Aufgabe bleibt die Führung: ein Team, in dem Erzieher:innen mit zwanzig Jahren Berufserfahrung neben Kolleg:innen arbeiten, die vor drei Monaten angefangen haben. Wie Sie Aufgaben abgeben, ohne dass Ihnen die Qualität wegrutscht, und Entscheidungen so erklären, dass beide Seiten sie mittragen, geht der Kurs Kompetent leiten mit Ihnen durch. Welches Format zu Ihrem Team passt, klären wir in einem kurzen Erstgespräch.